Gestión del ciclo de vida de los contratos

M-Files Contracts es una solución de gestión del ciclo de vida de los contratos Microsoft, basada en una plataforma que prioriza el contexto y se basa en metadatos. Transforma los contratos de documentos estáticos en activos empresariales conectados y regulados, lo que permite la visibilidad del ciclo de vida, el cumplimiento normativo y la inteligencia contractual preparada para la IA en todo Microsoft .

Los sistemas tradicionales de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) tratan los contratos como archivos aislados almacenados en sistemas independientes. M-Files un enfoque que da prioridad al contexto, al vincular cada contrato con las personas, los procesos y las relaciones comerciales a los que se refiere. De este modo, el estado, la titularidad, las obligaciones y los riesgos de los contratos se hacen visibles en tiempo real, lo que elimina la necesidad de buscar en carpetas, correos electrónicos u hojas de cálculo para encontrar respuestas.

Los contratos se gestionan en un repositorio centralizado que actúa como fuente única de información. En lugar de carpetas, los contratos se organizan por contexto mediante metadatos estructurados, como el tipo de contrato, el titular, la contraparte, el estado del ciclo de vida y las fechas clave. Esto permite a los usuarios localizar los contratos al instante mediante búsquedas y vistas dinámicas, sin necesidad de navegar por complejas estructuras de carpetas.

M-Files flujos de trabajo basados en metadatos contextuales para gestionar los contratos en todas las fases de su ciclo de vida, incluyendo la redacción, la revisión, la aprobación, la firma, la activación, la renovación y la expiración. Las tareas se asignan automáticamente a las personas adecuadas en función de sus funciones y del contexto del contrato, lo que garantiza la coherencia de los procesos, la reducción de los tiempos de ciclo y un registro de auditoría completo de todas las acciones.

M-Files un sistema de gobernanza basado en permisos que se rige automáticamente a partir de los metadatos. Los derechos de acceso vienen determinados por el contexto empresarial —como las relaciones contractuales, las funciones de los usuarios y la fase del ciclo de vida— y se actualizan dinámicamente a medida que cambian esos factores. Una vez ejecutados, los contratos pueden bloquearse para impedir nuevas modificaciones, lo que garantiza la integridad de los documentos y reduce al mismo tiempo la carga administrativa.

M-Files el cumplimiento normativo en el ciclo de vida de los contratos mediante el mantenimiento de un historial completo de versiones, registros de auditoría exhaustivos y un sistema de acceso y aprobaciones que tiene en cuenta los permisos de los usuarios. Las fechas de renovación y las obligaciones se controlan automáticamente, lo que ayuda a las organizaciones a evitar el incumplimiento de plazos y los riesgos no gestionados. Las políticas de conservación opcionales y las retenciones legales garantizan además que los contratos se gestionen de forma defendible y conforme a la normativa.

M-Files la inteligencia artificial (IA) mediante un contexto contractual estructurado y regulado gracias a M-Files Aino. La IA puede sugerir metadatos, resumir contratos, responder a preguntas sobre el contenido e identificar riesgos o diferencias entre cláusulas. Dado que la IA opera con datos conectados y controlados, en lugar de con archivos fragmentados, los resultados son más precisos, fiables y explicables.

M-Files diseñado para funcionar de forma nativa dentro de Microsoft . Los usuarios pueden crear, revisar y gestionar contratos directamente en herramientas con las que ya están familiarizados, como Word, Outlook y Teams. La gestión de identidades se integra con Microsoft ID y el control de gobernanza se extiende a través de Microsoft , lo que permite a las organizaciones reforzar la gestión de contratos sin necesidad de introducir otro sistema independiente.