Gestion du cycle de vie des contrats

M-Files Contracts est une solution de gestion du cycle de vie des contrats Microsoft, reposant sur une plateforme axée sur le contexte et pilotée par les métadonnées. Elle transforme les contrats, qui passent de simples documents statiques à des actifs métier interconnectés et régis par des règles, offrant ainsi une visibilité sur l'ensemble du cycle de vie, la conformité et une intelligence contractuelle prête pour l'IA dans l'environnement Microsoft .

Les systèmes CLM traditionnels traitent les contrats comme des fichiers isolés stockés dans des systèmes distincts. M-Files une approche axée sur le contexte en reliant chaque contrat aux personnes, aux processus et aux relations commerciales qu’il régit. Cela permet de visualiser en temps réel le statut du contrat, sa propriété, les obligations qui en découlent et les risques associés, éliminant ainsi la nécessité de fouiller dans des dossiers, des e-mails ou des feuilles de calcul pour trouver des réponses.

Les contrats sont gérés dans un référentiel centralisé qui fait office de source unique de référence. Au lieu d'être classés dans des dossiers, les contrats sont organisés par contexte à l'aide de métadonnées structurées telles que le type de contrat, le titulaire, la contrepartie, le statut du cycle de vie et les dates clés. Cela permet aux utilisateurs de retrouver instantanément les contrats grâce à des fonctions de recherche et à des vues dynamiques, sans avoir à parcourir des structures de dossiers complexes.

M-Files des flux de travail basés sur des métadonnées contextuelles pour accompagner les contrats à chaque étape de leur cycle de vie, notamment la rédaction, la révision, la validation, la signature, l'activation, le renouvellement et l'expiration. Les tâches sont automatiquement attribuées aux personnes compétentes en fonction de leurs rôles et du contexte du contrat, ce qui garantit la cohérence des processus, des délais d'exécution plus courts et une piste d'audit complète de toutes les actions.

M-Files un système de gouvernance basé sur les autorisations, piloté automatiquement par les métadonnées. Les droits d'accès sont déterminés en fonction du contexte métier, notamment les relations contractuelles, les rôles des utilisateurs et le stade du cycle de vie, et ils sont mis à jour de manière dynamique à mesure que ces facteurs évoluent. Une fois signés, les contrats peuvent être verrouillés afin d'empêcher toute modification ultérieure, ce qui garantit l'intégrité des documents tout en réduisant la charge administrative.

M-Files la conformité tout au long du cycle de vie des contrats en conservant l'historique complet des versions, des pistes d'audit exhaustives, ainsi que des droits d'accès et des processus de validation adaptés aux autorisations des utilisateurs. Les dates de renouvellement et les obligations sont suivies automatiquement, ce qui aide les organisations à éviter les délais non respectés et les risques non maîtrisés. Des politiques de conservation et des conservations légales facultatives garantissent en outre que les contrats sont gérés de manière justifiable et conforme à la réglementation.

M-Files l'IA grâce à un contexte contractuel structuré et contrôlé via M-Files Aino. L'IA peut proposer des métadonnées, résumer des contrats, répondre à des questions sur le contenu et identifier les risques ou les divergences entre clauses. Comme l'IA exploite des données interconnectées et contrôlées plutôt que des fichiers fragmentés, les résultats obtenus sont plus précis, plus fiables et plus explicables.

M-Files conçu pour fonctionner de manière native au sein de Microsoft . Les utilisateurs peuvent créer, réviser et gérer des contrats directement dans des outils familiers tels que Word, Outlook et Teams. La gestion des identités s'aligne sur Microsoft ID et la gouvernance s'étend via Microsoft , ce qui permet aux organisations de renforcer la gestion des contrats sans avoir à mettre en place un nouveau système isolé.