Vertragsmanagement

Verbessern Sie das Vertragslebenszyklusmanagement, indem Sie über die dateibasierte Vertragsablage hinausgehen und die Lebenszykluskontrolle direkt in die tägliche Arbeit integrieren. M-Files for Contracts ist eine sofort einsatzbereite, Microsoft-native CLM-Anwendung, die Verträge mit strukturierten Metadaten, Workflows und Governance in einem System verbindet. So können Unternehmen die Ausführung beschleunigen, Risiken reduzieren, die Compliance verbessern und eine KI-fähige Grundlage für Vertragsintelligenz schaffen.

Fachleute, die Dokumente mit M-Files-Metadaten und -Integrationen prüfen

50%

Verbesserung der einfachen Dokumentenerstellung durch M-Files-Kunden mithilfe von Vorlagen.

88%

aller Datenschutzverletzungen werden durch menschliches Versagen verursacht, was die Bedeutung der Datensicherheit unterstreicht.

65%

der Mitarbeiter gaben an, dank der Automatisierung von Arbeitsaufgaben und der Reduzierung manueller Prozesse weniger gestresst zu sein.

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Herausforderungen: Das Vertragslebenszyklusmanagement ist von manueller Arbeit und Insellösungen geprägt

Verträge regeln Umsätze, Risiken, Lieferantenbeziehungen und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Doch in vielen Unternehmen verlässt sich das Vertragslebenszyklus-Management immer noch auf gemeinsame Laufwerke, E-Mail-Korrespondenzen und Tabellenkalkulationen. Ohne strukturierte Systeme, die in den Arbeitsalltag integriert sind, basiert die Governance darauf, dass sich Mitarbeiter an Prozesse erinnern und Details manuell nachverfolgen. Selbst mit erheblichem Aufwand ist das Ergebnis oft nur eine grundlegende Speicherung: keine echte Transparenz, Kontrolle oder Leistungssteigerung.

Manuelles, fragmentiertes Vertragsmanagement

Vertragsprozesse umfassen oft Insellösungen und unstrukturierte Inhalte. Ohne ein durchgängiges System zur Verwaltung von Workflows und Informationen sind Teams auf manuelle Abstimmung angewiesen, was den Aufwand und das Fehlerrisiko erhöht.

Verpflichtungen und Verlängerungen lassen sich nur schwer proaktiv verwalten.

Manuell überwachte Abläufe, Verlängerungen und Compliance-Meilensteine erhöhen das Risiko von entgangenen Einnahmen, unbeabsichtigten Vertragsverlängerungen und aufsichtsrechtlichen Risiken.

Verträge werden als Dateien gespeichert und erfordern eine manuelle Nachverfolgung

Verträge werden in Ordnern abgelegt, wobei wichtige Details wie Verlängerungen, Verpflichtungen und Risiken separat erfasst werden. Mit zunehmendem Volumen sinkt die Transparenz und kritische Verpflichtungen werden leicht übersehen.

Die Auditvorbereitung erfordert erheblichen manuellen Aufwand

Die Rekonstruktion von Genehmigungshistorien und die Versionskontrolle erfordern manuellen Aufwand über verschiedene Systeme hinweg, was das Compliance-Risiko und den operativen Aufwand erhöht.

Neu M-Files for Contracts

Um erfolgreich zu sein, benötigen Unternehmen einen kontextbasierten Ansatz für das Vertragslebenszyklusmanagement, der operative Reibungsverluste reduziert, die Transparenz des Lebenszyklus verbessert und eine kontinuierliche Kontrolle über Vereinbarungen gewährleistet. Laden Sie die Broschüre herunter, um zu erfahren, wie M-Files for Contracts Ihnen hilft, die Ausführung des Vertragslebenszyklus zu optimieren, Workflows zu automatisieren und eine gesteuerte und prüfbereite zentrale Informationsquelle zu pflegen, ohne zusätzliche Komplexität.

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M-Files Verträge

Lösung: M-Files für Verträge

Das Vertragslebenszyklusmanagement sollte nicht von Gedächtnis, manueller Nachverfolgung oder isolierten Systemen abhängen. Um operative Reibungsverluste zu eliminieren und die Governance zu stärken, müssen Verträge strukturiert, vernetzt und kontextbezogen verwaltet werden.

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Verträge sind mit dem Geschäftskontext verknüpft und von Grund auf geregelt.

Gesteuerte Workflows für die Dokumentenprüfung, -genehmigung und -veröffentlichung tragen dazu bei, dass immer die richtige Version verwendet wird. Viele der Qualitätsaktivitäten lassen sich zudem in die täglichen Arbeitsabläufe integrieren.

Verpflichtungen und Verlängerungen werden proaktiv verwaltet

Wichtige Termine und Verpflichtungen werden als handlungsrelevante Metadaten erfasst, mit automatisierten Erinnerungen und Auslösern, um verpasste Fristen zu vermeiden und Umsätze zu schützen.

Genehmigungsworkflows werden automatisiert und konsequent durchgesetzt

Definierte Phasen für Entwurf, Überprüfung, Genehmigung und Ausführung stellen eine konsistente Steuerung und klare Verantwortlichkeiten sicher. Jede Aktion wird automatisch protokolliert, wodurch eine vollständige Transparenz über den gesamten Lebenszyklus und Revisionssicherheit entsteht.

Governance, Sicherheit und KI basieren auf einem vertrauenswürdigen Kontext

Berechtigungen passen sich automatisch je nach Geschäftsbeziehungen und Rollen an. Da Verträge strukturiert und miteinander verbunden sind, arbeiten KI-gestützte Suche, Zusammenfassungen und Klauselanalysen mit kontrollierten, kontextreichen Informationen. Als native Lösung für Microsoft 365 integriert M-Files sichere Vertragsintelligenz direkt in den Arbeitsalltag.

Lösungen für Ihre Branche

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Professionelle Dienstleistungen

Erlangen Sie Kontrolle über Kundenvereinbarungen, Leistungsbeschreibungen und Auftragsbedingungen über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg. M-Files verknüpft Verträge mit Kunden, Projekten und Lieferteams, damit alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis von Umfang und Verpflichtungen haben. Standardisierte Workflows beschleunigen Genehmigungsprozesse, während wichtige Termine und Verlängerungsmöglichkeiten automatisch erkannt und angezeigt werden. Dies hilft Unternehmen, Umsatzverluste zu reduzieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und sicherzustellen, dass jeder Auftrag gemäß den vereinbarten Bedingungen ausgeführt wird.

Fertigung

Halten Sie Lieferanten-, Beschaffungs- und Partnerverträge mit Ihrer operativen Realität verbunden. M-Files verknüpft Verträge mit Lieferanten, Materialien und Projekten, sodass Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten stets dort sichtbar sind, wo die Arbeit stattfindet. Automatisierte Workflows beschleunigen Genehmigungen, während strukturierte Metadaten gewährleisten, dass die neuesten Vertragsbedingungen leicht zu finden und zu verwalten sind. Mit klarer Transparenz über Verpflichtungen und Verlängerungen können Hersteller Lieferkettenrisiken reduzieren, Unterbrechungen vermeiden und die Kontrolle über komplexe Abläufe aufrechterhalten.

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M-Files jetzt in Aktion sehen

Sehen Sie sich unsere interaktive Produkttour an. Keine Wartezeiten. Keine Terminvereinbarung. Entdecken Sie unser KI-gestütztes Dokumentenmanagementsystem mit einer auf Ihren Anwendungsfall zugeschnittenen Demo.

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Kundenfallstudien

Über 6.000 Unternehmen vertrauen M-Files täglich bei der Verwaltung ihrer Dokumente.

Caruna

  • Caruna hatte mit den üblichen Problemen der Inhaltsverwaltung zu kämpfen, da Informationen an mehreren verschiedenen Orten gespeichert waren.
  • M-Files bietet einen zentralen Ablageort für die Zusammenarbeit, der unabhängig vom Standort stets einheitliche und aktuelle Informationen bereitstellt.
  • Interne und externe Nutzer können Informationen speichern und Dokumente in Echtzeit bearbeiten.

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Rieker Group

  • Die Rieker Group verwaltet Tausende von Dokumenten effizient durch das reibungslose Zusammenspiel moderner KI-Komponenten.
  • M-Files bietet zahlreiche Anwendungsbereiche, vom Vertragsmanagement über Zolldokumente bis hin zum Retourenmanagement.
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